Menyusun Panduan Mutu (Quality Manual)

Setelah kita menyelesaikan penyusunan Sasaran Mutu (Quality Objectives) maka kita harus menyusun Panduan Mutu (Quality Manual). Panduan Mutu tersebut merupakan hal yang wajib dimiliki oleh perusahaan – perusahaan yang menerapkan ISO 9001:2000. Secara sederhana, Panduan Mutu adalah kumpulan dari pasal – pasal ISO 9001:2000 yang diimplementasikan oleh perusahaan yang bersangkutan.

Penyusunan Panduan Mutu hanya membutuhkan panduan ISO 9001:2000, bisa anda unduh di http://www.iso.ch, lalu disesuaikan dengan apa yang anda butuhkan dalam perusahaan anda. Misalnya, yang paling sering saya temui adalah excluding atau tidak menerapkan pasal – pasal tertentu seperti pasal mengenai desain dan validasi karena perusahaan bersangkutan hanya memfokuskan pada jasa proses saja. Hal tersebut diperbolehkan karena ISO 9001:2000 tidak pernah menuntut semua pasal – pasal diimplementasikan (kecuali pasal – pasal utama).

Bisnis Proses dan Kebijakan Mutu sudah tersusun, kini…Sasaran Mutu!

Saatnya untuk menetapkan Sasaran Mutu apabila Bisnis Proses dan Kebijakan Mutu telah tersusun di perusahaan/organisasi anda. Sasaran Mutu atau Quality Objective disebutkan dalam pasal 5.1(c) ISO 9001:2000 bahwa Manajemen memastikan bahwa Sasaran Mutu telah ada. Hal tersebut, bisa saja, kita artikan bahwa Manajemen memiliki tanggung jawab dan komitmen untuk menyusun Sasaran tersebut.

---

Faktor apa saja yang harus kita perhatikan dalam menetapkan Sasaran Mutu?. Ada satu pedoman yang sangat mudah untuk kita selalu ingat, yaitu “SMART“. (S)pesific, (M)easureable, (A)ttainable, (R)easonable dan (T)imetable.

(S)pesific ; tetapkan Sasaran Mutu dengan sangat spesifik. Misalkan pertama kali kita ingin menyoroti mengenai kualitas maka kita harus menentukan terlebih dahulu, kualitas yang mana? kualitas barang? kualitas kerja? kualitas pengiriman? kualitas proses? atau kualitas lingkungan?. Tentukan dengan sangat SPESIFIK!.

(M)easureable ; Sasaran – sasaran Mutu yang ingin ditentukan harus dapat diukur dan memiliki indikator/parameter yang jelas. Dalam ISO 9001:2000 semua hal harus terukur dan dapat dibuktikan melalui data dan lapangan. Tentukan sasaran yang mampu dibuktikan baik melalui data dan aktual!.

(A)ttainable ; sasaran – sasaran tersebut mampu dicapai oleh perusahaan/organisasi. Tidak dapat kita pungkiri bahwa terkadang dalam menentukan sebuah sasaran, kita terjebak dalam “sebuah mimpi”. Misalnya perusahaan anda selama ini memiliki persentase barang NG sebesar 90% lalu di tahun 2008 anda (manajemen) menginginkan persentase barang NG menjadi 0% dalam waktu setahun. Mari kita pikirkan bersama, apakah menurut anda sasaran tersebut logis? mencapai 0% dalam waktu setahun dengan kondisi infrastruktur/peralatan produksi yang sangat minim kehandalannya?. Apakah tidak lebih baik mencantumkan “…90% menurun menjadi 86%…”?, tiba – tiba di akhir tahun perusahaan/organisasi anda justru mampu mencapai 74% maka itu akan menjadi sebuah prestasi yang sangat luar biasa bukan?. Tentukan sasaran dengan melihat kemampuan dan kehandalan perusahaan/organisasi anda!.

(R)easonable ; tentukan sasaran mutu perusahaan anda sesuai dengan apa yang diinginkan namun harus memiliki alasan yang cukup kuat mengapa sasaran tersebut anda cantumkan. Mengapa anda mencantumkan mengenai persentase NG? Mengapa anda mencantumkan persentase output produksi?. Hanya anda yang mengetahui alasan – alasan mencantumkan sasaran – sasaran tertentu dalam sasaran mutu perusahan/organisasi. Jangan menentukan sasaran mutu tanpa memiliki alasan di belakangnya, setiap sasaran harus memiliki kejelasan mengapa hal tersebut harus dicapai!.

(T)imetable ; sasaran mutu harus dapat dicapai dalam kurun waktu tertentu. Tidak terdapat keharusan bahwa sasaran mutu harus dicapai dalam waktu 1 (satu) tahun kerja. Sasaran mutu harus tergambar dengan jelas dalam satu bentuk jadwal pencapaian / Rencana Kerja Perusahaan/Organisasi. Tidak ada standar baku tertentu mengenai seperti apa bentuknya, yang harus selalu kita ingat adalah bahwa Sasaran Mutu harus terjadwal pencapaiannya!.

Apa itu Kebijakan Mutu? dan Bagaimana Menyusunnya?

“Apakah terdapat perbedaan antara kebijakan perusahaan dengan kebijakan mutu?”

Ada beberapa rekan – rekan pelaku/pengusaha IKM kita yang masih bimbang perbedaan di antara keduanya. Tidak perlu berpikir terlalu rumit dan panjang, kebijakan perusahaan banyak kita artikan sebagai satu bentuk “aturan tak tertulis dan lebih sering merupakan aturan secara tiba – tiba”. Di perusahaan saya, kebijakan perusahaan selalu nomor satu di antara seluruh peraturan yang ada.

---

Kebijakan Mutu juga merupakan aturan namun ia tertulis dan bertujuan untuk mendukung Sasaran Mutu perusahaan. Seperti yang saya ungkapkan di awal artikel tadi, kebijakan lebih sering berbentuk “aturan tak tertulis dan lebih sering merupakan aturan secara tiba – tiba”. Kebijakan Mutu “membalik hal tersebut” menjadi sebuah aturan yang tertulis dan wajib ditaati oleh seluruh karyawan dalam satu perusahaan. Kebijakan yang sebelumnya lebih sering muncul secara lisan berdasarkan pertimbangan – pertimbangan sosial, moral, kekeluargaan dan sebagainya kini dalam Kebijakan Mutu hal tersebut “distandarkan”.

Lalu bagaimana cara menyusunnya?. Menyusun Kebijakan Mutu tidak perlu terlalu panjang sehingga lebih terkesan seperti “slogan”, usahakan singkat, tegas dan jelas. Hindari penyusunan Kebijakan Mutu yang terlalu “muluk – muluk” arahkan kepada “aturan main untuk mendukung pencapaian Sasaran Mutu”. Saya akan berikan contoh Kebijakan Mutu di perusahaan saya :

1. Kami PT. *** bertekad untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan Inovasi terdepan, Biaya termurah, Pelayanan tercepat dan Kualitas terbaik.
2. Kami PT. *** bertekad untuk selalu berpedoman ke standar ISO 9001:2000 dan Panduan Mutu dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu.
3. Kami PT. *** bertekad untuk meningkatkan pengembangan dan perbaikan dalam pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu.

Contoh di atas bukan berarti bahwa bentuk sebuah Kebijakan Mutu harus seperti itu. Silahkan rekan – rekan menyusun poin – poin utama yang akan dicantumkan ke dalam Kebijakan Mutu perusahaan. Ingat, lebih baik singkat, tegas dan jelas sehingga setiap karyawan dapat memahaminya dengan mudah.