Jika perlu dibentuk Departemen Quality Management System, apa yang harus dipertimbangkan?

11 Oct
Aneh tapi nyata, satu hari setelah posting artikel saya yang lalu terdapat empat e-mail yang masuk ke dalam mailbox saya dengan pertanyaan, yang pada intinya sama persis dengan judul artikel ini. Jika saya sarikan satu persatu pertanyaan – pertanyaan yang masuk maka ada beberapa pertanyaan utama, yaitu :
  1. Apa fungsi Departemen QMS?
  2. Idealnya, berapakah jumlah SDM yang ditempatkan di Departemen tersebut?
  3. Sebesar apakah kewenangan yang dimiliki oleh para SDM di Departemen tersebut?
  4. Apa deskripsi kerja mereka?
  5. Di manakah posisi Departemen tersebut dalam struktur organisasi perusahaan?


Berikut saya akan coba menjawab, semampu saya, pertanyaan – pertanyaan tersebut secara berurutan :

1. Apa fungsi Departemen QMS (Quality Management System)?
Fungsi dari Departemen tersebut sudah jelas, yaitu sebagai pengendali dan pemantau berjalannya QMS dalam perusahaan. Sering terjadi kesalahpahaman bahwa Departemen QMS memiliki tanggung jawab yang terlalu luas hingga menyentuh ke wilayah produksi, perencanaan dan kegiatan operasional lainnya bahkan pernah saya temui Departemen QMS juga turut berperan dalam pengambilan keputusan puncak. Mengapa terjadi hal demikian? karena banyak yang beranggapan bahwa QMS seperti “dewa” yang mampu melacak proses mulai dari kesesuaian hingga ketidaksesuaiannya sehingga banyak yang memahami bahwa QMS selalu benar. Logika yang teramat keliru (menurut saya).

Hal tersebut tentu saja tidak sesuai dengan fungsi utamanya, yaitu pengendali dan pemantau QMS. Ada beberapa perusahaan membentuk satu Departemen khusus, atau mungkin Sub Departemen, yang bertanggungjawab atas Pasal 4.2.3 (control of documents), 4.2.4 (control of records) dan 8.2.2 (Internal Audit) yang sering saya dengar sebagai “Sekretariat ISO”. Untuk pasal – pasal lainnya menjadi tanggungjawab departemen – departemen yang terkait. Bagaimana jika Pasal 4, 5, 5.6, 7.2.3, 7.3.7, 7.4.2, 7.4.3, 8.2.1, 8.2.2 dan 8.5 menjadi tanggungjawab Departemen QMS?

Pasal – pasal tertentu di atas, menurut pemahaman saya, adalah pasal – pasal penting yang mengatur sebuah sistem kerja dalam perusahaan. Saya menegaskan kembali bahwa yang dibicarakan di sini adalah sistem-nya bukan teknis pekerjaannya. Pasal – pasal tertentu tersebut tetap harus dilaksanakan oleh departemen – departemen terkait dan Departemen QMS memiliki hak untuk memantau kepatuhan mereka atas prosedur yang telah disusun. Dengan demikian, nantinya, pemenuhan persyaratan dalam Pasal 5.6.2 dapat terhimpun dalam kurun waktu yang selalu terkendali.

Akan muncul pertanyaan, lalu apa fungsi Management Representative (MR)?. MR tetap menjadi pengambil keputusan apabila terdapat faktor yang mengharuskan perubahan dan berdampak pada sistem yang sudah berjalan. MR akan difungsikan seperti “penanggungjawab” QMS dan Departemen QMS akan seperti “pemantau dan pembina” lalu Departemen lain akan seperti “pelaksana”. Dengan demikian posisi MR sangat saya sarankan dipegang oleh seorang Direktur atau minimal seorang General Manager bahkan lebih baik lagi apabila dipegang oleh pemilik perusahaan itu sendiri. Alasannya, posisi – posisi tersebut memiliki hak dan kewenangan terbesar sebagai pengambil keputusan puncak.

Jika saya dapat menyederhanakan jawaban saya, fungsi Departemen QMS adalah sebagai polisi QMS dalam perusahaan.

2. Idealnya, berapakah jumlah SDM yang ditempatkan di Departemen tersebut?
Kalau kita bicara ideal maka hal tersebut harus berdasarkan kebutuhan dan besar / kecilnya perusahaan. Misalkan saja perusahaan dengan 50 karyawan apakah perlu tenaga Departemen QMS tersebut berjumlah lima orang? tentu saja sangat berlebihan. Tetapkan saja secara proporsional jumlah tenaga dalam Departemen QMS. Ada yang menerapkan pola perbandingan antara tenaga Departemen QMS dengan jumlah karyawan total (misalnya 1:50, 1:100 atau bahkan 1:500).

3. Sebesar apakah kewenangan yang dimiliki oleh para SDM di Departemen tersebut?
Tentukan dahulu jumlah tenaga yang akan dialokasikan dalam Departemen QMS, seperti pertanyaan nomor dua di atas, kemudian baru tentukan hak dan kewenangan mereka masing – masing. Misalkan saja, Departemen QMS memiliki lima tenaga kerja. Kelima tenaga kerja tersebut harus pula ditentukan tugas – tugas yang mereka emban. Misalkan tiga orang sebagai internal auditor, satu orang sebagai documents controller dan satu orang lagi sebagai verificator dan inspector QMS. Jangan pernah lupa untuk selalu mengacu kepada pasal – pasal ISO 9001:2000 mana saja yang menjadi sasaran pemantauan Departemen QMS.

4. Apa deskripsi kerja mereka?
Seperti yang sudah saya paparkan di atas, tentukan deskripsi kerja mereka berdasarkan pasal – pasal yang menjadi sasaran pemantauan Departemen QMS. Harus disepakati bersama bahwa para tenaga kerja Departemen QMS tidak diperkenankan turut campur dalam proses operasional/teknis lapangan tempatkan mereka sebagai observer saja. Mereka tidak memiliki hak dan kewenangan untuk mengambil keputusan, memberikan instruksi dan overlapping pengambilan keputusan. Ingat, pengambil keputusan pada wilayah Sistem dan Prosedur merupakan hak dan kewenangan dari MR.

5. Di manakah posisi Departemen tersebut dalam struktur organisasi perusahaan?
Tempatkan Departemen tersebut secara independen, tidak menjadi Sub Departemen tetapi sebuah Departemen khusus. Saya sangat menyarankan Departemen QMS ditempatkan langsung di bawah MR atau di bawah Direktur Utama / President Director. Dengan demikian, jalur komunikasi dengan pimpinan puncak dapat langsung terjadi tanpa harus melewati “birokrasi” perusahaan dan, sekali lagi perlu diingat, semakin dekat dengan pimpinan puncak maka proses pengambilan keputusan akan semakin cepat. Hal tersebut perlu demi menghindari “aksi saling menunggu” sebagai akibat dari “birokrasi” perusahaan anda.

Demikian beberapa jawaban sederhana dari saya dan apabila ada beberapa pertanyaan yang belum jelas terjawab saya memohon maaf dan diskusi melalui e-mail saya akan sambut dengan baik.

6 Responses to “Jika perlu dibentuk Departemen Quality Management System, apa yang harus dipertimbangkan?”

  1. dedi 23/04/2009 at 7:08 AM #

    terima kasih artikel nya.

    • zalvin 28/09/2010 at 4:07 AM #

      Sama – sama Pak Dedi.

  2. riansa 28/07/2010 at 3:36 AM #

    posisi departemen QMS dibawah MR, terus
    untuk posisi MR di Departemen apa?
    dan jabatannya apa ?

    tks.

    • zalvin 27/09/2010 at 3:11 AM #

      Posisi MR, secara umum, berada langsung di bawah Presiden Direktur atau Direktur Utama namun tidak terstruktur secara hirarki tetapi posisinya seperti seorang advisor.

  3. Ginarto Taryadi 05/10/2011 at 11:12 AM #

    artikel yang sangat baik sebagai bahan referensi saya, makasih banyak atas artikelnya

  4. Andre 26/01/2012 at 11:54 PM #

    Artikelnya bagus, Mas Zalvin.. terima kasih ya..

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: