Menyusun Panduan Mutu (Quality Manual)

9 Oct
Setelah kita menyelesaikan penyusunan Sasaran Mutu (Quality Objectives) maka kita harus menyusun Panduan Mutu (Quality Manual). Panduan Mutu tersebut merupakan hal yang wajib dimiliki oleh perusahaan – perusahaan yang menerapkan ISO 9001:2000. Secara sederhana, Panduan Mutu adalah kumpulan dari pasal – pasal ISO 9001:2000 yang diimplementasikan oleh perusahaan yang bersangkutan.

Penyusunan Panduan Mutu hanya membutuhkan panduan ISO 9001:2000, bisa anda unduh di http://www.iso.ch, lalu disesuaikan dengan apa yang anda butuhkan dalam perusahaan anda. Misalnya, yang paling sering saya temui adalah excluding atau tidak menerapkan pasal – pasal tertentu seperti pasal mengenai desain dan validasi karena perusahaan bersangkutan hanya memfokuskan pada jasa proses saja. Hal tersebut diperbolehkan karena ISO 9001:2000 tidak pernah menuntut semua pasal – pasal diimplementasikan (kecuali pasal – pasal utama).

Saya sering memisahkan antara pasal – pasal utama dengan pasal – pasal non core. Pasal – pasal utama adalah sebagai berikut :

  • Pasal 4 (Quality Management System).
  • Pasal 5 (Management Responsibility).
  • Pasal 6 (Resource Management).
  • Pasal 8 (Measurement, Analysis and Improvement)

Sedangkan pasal non core banyak berada di Pasal 7.3 (Design and Development). Alasan mengapa saya sebut sebagai pasal non core adalah dari beberapa perusahaan yang pernah saya kunjungi, untuk melakukan audit, mereka tidak mengimplementasikan pasal tersebut karena hanya mereka hanya memfokuskan pada jasa proses saja. Mereka mengerjakan berdasarkan gambar (drawing / design) dari pelanggan.

Untuk menghindari kesalah-pahaman, mengenai pasal non core ini, sekali lagi bahwa istilah atau sebutan pasal non core hanya dari diri pribadi saya saja bukan berarti pasal tersebut tidak penting. Setiap pasal penting tetapi kita memiliki kebebasan untuk tidak mengimplementasikan pasal – pasal tertentu apabila memang tidak dipergunakan dalam proses bisnis kita. Pasal – pasal utama wajib diimplementasikan karena menjadi dasar sebuah sistem dalam perusahaan.

Setelah menentukan pasal – pasal apa saja yang akan diimplementasikan dalam perusahaan maka pasal – pasal tersebut harus dilebur bersama dengan sistem perusahaan yang diinginkan. Misalkan Pasal 4.2.3, pasal ini menjelaskan mengenai prosedur pengendalian dokumen, maka pasal tersebut tidak harus persis sama dengan manual ISO 9001:2000 yang penting prosedur yang kita susun harus memiliki maksud yang sama dengan manual ISO 9001:2000 tersebut.

Lakukan hal yang sama dengan pasal – pasal lainnya setelah itu baru kita akan menyusun prosedur – prosedur kerja.

10 Responses to “Menyusun Panduan Mutu (Quality Manual)”

  1. diazdeco 09/10/2008 at 7:41 AM #

    Salam kenal pak, saya juga seorang praktisi manajemen mutu di dunia konstruksi, senang sekali bisa menemukan blog ini.

    Saya jadi tertarik juga untuk membuat blog tentang qms di dunia konstruksi.

    Boleh saya tahu alamat email bapak supaya kita juga bisa berhubungan via japri.

    Trims

  2. itus 25/02/2009 at 12:08 PM #

    salam kenal juga pak…, mau tanya nichh lab kami dah akreditas KAn sejak 1999.. skrg mau ganti doksistu.Dulu cara penomoran sbb
    4.Instruksi kerja
    4.1. blaaaaa
    4.1.1. bliiii
    Ini kelihatannya kok jadi lay out dari kertas banyak yang kososng.. pa boleh disingkat saja
    misal:
    4.Inst Ker
    1. blaaaa
    1. Bliiii
    Tks

    • zalvin 26/02/2009 at 12:37 AM #

      salam kenal juga pak itus,

      Untuk cara penomoran tidak ada aturan yang ‘saklek’ / kaku pak, yang terpenting adalah semuanya teridentifikasi dengan jelas. Kalau menurut saya, lebih baik tetap menggunakan penomoran 4. Instruksi Kerja 4.1 dst (penomoran berjenjang) asalkan menjelaskan hal yang sama. Dari 3 perusahaan yang pernah saya bantu untuk menyusun SMM, pertanyaan mereka hampir sama dan saya sarankan untuk tetap menggunakan nomer yang berjenjang tersebut.

      Itu saja jawaban dari saya, apabila masih ada yang belum jelas saya sangat ingin membantu.

      Terima Kasih

  3. Dodo 10/12/2012 at 4:38 PM #

    Salam kenal pak…

    Saya mau menanyakan maksud dari “………maka pasal tersebut tidak harus persis sama dengan manual ISO 9001:2000…….”? Apabila saya memahami kalimat yang Bpk tulis berarti suatu perusahaan yang menjalankan semua ketentuan yang ada di ISO tersebut maka perusahaan tersebut dapat menulis pasal pasalnya persis dengan pasal pasal yang ada di ISO tersebut. Apakah benar pemahaman saya ini? mohon koreksinya. Terima kasih

    • zalvin 11/07/2013 at 12:04 PM #

      Selama isi pasal-pasal yang akan ditulis itu “applicable” dengan Core Business Perusahaannya maka tidak masalah.

    • zalvin 01/07/2015 at 10:26 AM #

      Hi Dodo.

      Benar sekali, yang terpenting adalah pasal yang anda tetapkan sejalan dengan kondisi aktual bisnis proses perusahaan anda.

      Salam.

  4. eko hadiyanto 24/04/2013 at 10:26 PM #

    Salam nenal pak saya baru akan memulai untuk menerapkan sistem manajemen mutu karena perusahaan saya dituntut untuk membuat SNI, yang saya tanyakan pak apakah untuk mambuat SNI perusahaan harus ISO 9001 dan bersertifikat apakah cukup melakukan atau membuat manajemen mutu tanpa ISO bersertifikat karena perusahaan saya sekalanya masih kecil karyawan hanya 30 orang, dan memproduksi kabel listrik, dan apabila akan membuat sistem manajemen mutu harus darimana memulainya terimakasih atas bantuannya.

    • zalvin 11/07/2013 at 12:05 PM #

      Prosesnya dimulai dari menentukan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.

    • zalvin 01/07/2015 at 10:24 AM #

      Hi Eko.
      Kalau mau dilihat secara umum, sebetulnya SNI dan ISO 9001:2008 itu adalah metode yang sama dalam menjaga kualitas baik dari sisi manajemen, prosedur dan tata laksananya. Namun, anda akan lebih baik menerapkan keduanya mengingat SNI kini menjadi standar wajib untuk industri di Indonesia.

      SNI dan ISO 9001:2008 tidak melihat berapa jumlah karyawan yang anda miliki, tetapi lebih ke aspek manajemen perusahaan, prosedur dan tata laksananya.

      Untuk memulainya, secara sederhana, susun semua prosedur kerja, instruksi kerja, panduan mutu dan quality objective perusahaan anda.

  5. Neng Arth 08/01/2014 at 3:36 PM #

    salam kenal pak

    sebelumnya perkenalkan nama saya Neneng Arthiyah, saya seorang Document Control di sebuah Perusahaan Ofset Printing Packaging.
    saya ingin bertanya mengenai Quality Plan. Bagaimanakah membuat Quality Plan dalam bentuk table.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: