Perlukah Departemen Quality Management System?

11 Oct
Pertanyaan yang sering saya dengar ketika saya bertemu dengan teman – teman yang juga terjun di bidang Quality Management System (QMS). Harus kita akui bersama bahwa ISO 9001:2000 tidak pernah mencantumkan step by step implementation, maksudnya ISO 9001:2000 just tell us what to do but never tell us how to do it. Untuk perusahaan yang telah mengimplementasikan ISO 9001:2000 sangat membutuhkan pihak pengendali QMS di dalam lingkungannya. Tidak dijelaskan dengan terperinci siapa dan apa bentuk dari pihak pengendali QMS dalam sebuah perusahaan. Dalam ISO 9001:2000 hanya tercantum konsep P-D-C-A (Plan – Do – Check – Action) dan ada beberapa praktisi QMS lebih meyukai P-D-S-A (Plan – Do – Study – Action).

Terlepas dari konsep apa yang akan kita anut, tetap saja terdapat Check atau Study dalam pelaksanaan QMS. Salah satu bentuk pengendalian dan pemantauan berjalannya QMS dalam perusahaan adalah Audit Internal. Audit Internal paling tidak dilaksanakan, minimal, dua kali dalam satu tahun. Padahal dalam Pasal 8.2.2 tidak disebutkan berapa kali Audit Internal harus dilaksanakan dalam satu tahun. Pasal 8.2.2 hanya menyebutkan Audit Internal dilakukan dengan jadwal yang terdapat intervalnya. Hal tersebut berarti bisa saja dua kali, tiga kali atau bahkan 12 kali dalam setahun.

Audit Internal merupakan alat pengendalian QMS, tetapi siapa dan apa bentuk pengendali QMS itu sendiri?. Inilah akar pertanyaan dari judul artikel ini : “Perlukan Departemen QMS?”. Apakah pengendali QMS haruslah pihak yang independen atau pihak yang juga memiliki posisi dalam perusahaan?. Ketika seseorang diikutsertakan dalam pelatihan Auditor Internal maka ia memiliki hak untuk melakukan Audit dalam perusahaan tetapi hal ini (mungkin) menjadi masalah apabila ia juga menjabat sebagai seorang Procurement Manager misalnya.

Dualisme jabatan atau lebih sering kita sebut double job akan memberikan beban tanggung jawab tambahan (selain tugas utamanya). Tidak dapat disalahkan apabila ia akan mengutamakan tugasnya sebagai Procurement Manager daripada menjadi Auditor. Hal tersebut dapat juga terjadi apabila seseorang ditunjuk sebagai MR tetapi ia juga menjabat sebagai Corporate Secretary atau Operational Director. Intensitas kesibukan yang luar biasa dapat menyebabkan kelalaian dalam menyusun jadwal audit, tinjauan manajemen atau bahkan memantau evaluasi – evaluasi perbaikan yang ada.

Intinya, double job itu (menurut saya) tidak akan memaksimalkan pengendalian QMS sebaliknya malah justru lebih kompromistis terhadap pelaksanaan QMS. Beberapa petinggi perusahaan pernah melontarkan pertanyaan, dalam sebuah seminar mengenai QMS, apakah perlu ada sebuah divisi QMS dalam perusahaan karena jumlah karyawan mereka mencapai 2000. Sang presentator hanya memberikan rekomendasi sebaiknya ada satu badan independen yang melakukan pengendalian terhadap QMS karena ISO 9001:2000 tidak pernah menyebutkan harus ada sebuah departemen, divisi, atau badan tertentu.

Badan sertifikasi pun pernah menyarankan bentuklah suatu badan atau departemen khusus QMS apabila intensitas pekerjaan dan loading production sudah sangat tinggi. Mengapa? karena dengan meningkatnya intensitas pekerjaan dan loading production maka sudah dapat diprediksi para double jobbers tersebut tidak akan fokus mengendalikan QMS, mereka akan fokus menjaga proses berjalan dengan baik demi pelanggan. Saya pernah melakukan audit vendor ke sebuah perusahaan manufaktur otomotif. Saya sangat terkejut karena tidak ada satu pasal pun yang mereka laksanakan, saya pernah mempertanyakan mengapa Audit Internal dan Tinjauan Manajemen tidak pernah dilaksanakan? MR pihak mereka menjawab karena loading production mereka sangat tinggi dan dia sendiri ternyata juga menjabat sebagai seorang Production Manager.

Bagi beberapa perusahaan sertifikat ISO 9001:2000 merupakan “surat sakti” untuk mendapatkan order yang lebih banyak secara kuantitas dari pelanggan yang juga meningkat jumlahnya. Perusahaan – perusahaan manufaktur besar seperti HONDA, YAMAHA, SUZUKI, TOYOTA dan perusahaan lainnya selalu meminta calon sub contractor-nya untuk mengirimkan sertifikat ISO 9001:2000. Jika tidak maka dapat dipastikan kerjasama dengan mereka akan terhambat atau bahkan tidak ada sama sekali. Apa yang terjadi kemudian? ketika audit tahunan dari Badan Sertifikasi akan berlangsung, maka para karyawan yang terlibat dalam QMS pasti akan lembur demi memenuhi persyaratan – persyaratan ISO 9001:2000. Ada yang memanipulasi bahwa Audit Internal sudah dilakukan (padahal belum), Tinjauan Manajemen sudah dilakukan (padahal belum) dan seterusnya.

Sudah saatnya QMS diperlakukan dengan serius dan penuh komitmen karena jika tidak, dapat saya katakan, perusahaan tidak berinvestasi dengan benar. QMS adalah investasi. QMS sangat membantu dalam menghasilkan proses kerja yang sesuai standard sehingga menghasilkan produk yang berkualitas. Produk berkualitas berarti pelanggan akan puas. Pelanggan puas maka mereka akan menambah investasi (order) mereka ke perusahaan anda.

Kesimpulannya, menurut saya, Departemen QMS atau Badan khusus yang menangani QMS dalam perusahaan sangat penting untuk terbentuk. Secara teknis pengaturannya terserah pada kebijakan perusahaan, apakah Departemen tersebut dipimpin oleh MR atau seorang QMS Manager. Percayalah, proses berjalannya QMS akan lebih baik apabila ada yang mengendalikan dan memantaunya secara terus menerus dan para double jobbers tidak perlu direpotkan dengan penyusunan laporan hasil audit, analisa kepuasan pelanggan, analisa hasil proses dan kesesuaian produk, tinjauan manajemen, audit vendor, menangani kunjungan audit pelanggan dan seterusnya.

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: