Bagaimana Bentuk Struktur Organisasi Dept. QMS?

28 Sep
Merujuk kepada artikel saya sebelumnya, muncul banyak pertanyaan – pertanyaan dari rekan – rekan mengenai bagaimana bentuk struktur organisasi Departemen Quality Management System (QMS) tersebut?. Sebelum saya memberikan jawaban, perlu saya sampaikan bahwa Struktur Organisasi setiap perusahaan berbeda – beda dan semuanya selalu bergantung pada kebutuhan dan keputusan manajemen perusahaannya.

Berikut saya contohkan posisi Departemen Quality Management System (QMS) di sebuah perusahaan manufaktur :

Dapat diperhatikan bahwa posisi Departemen QMS tepat berada di bawah posisi Direktur. Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa posisi Departemen QMS berada di bawah Direktur :
1. Departemen QMS sebagai pihak “eksternal independen” yang memiliki fungsi untuk melakukan pengawasan, pelaporan, investigasi dan audit di mana seluruh rangkuman atas hasil tugas – tugas tersebut dapat langsung disampaikan kepada Direktur.

2. Kualitas dan berjalannya sistem operasional perusahaan merupakan kepentingan bersama dan Direktur selaku pimpinan dan pengambil keputusan tertinggi dalam perusahaan perlu mendapatkan informasi mendalam atas dua hal tersebut sebelum membuat suatu keputusan atau kebijakan. Dalam hal ini, Departemen QMS diposisikan sebagai unit penasihat (advisor) perusahaan.

3. Departemen QMS memiliki kewenangan penuh dalam melakukan pengawasan atas sistem dan prosedur kerja seluruh Departemen dalam perusahaan. Sebagai informasi, seorang Manager Dept. QMS atau Management Representative (MR) diperkenankan untuk melakukan investigasi, pencarian fakta atau pengawasan atas pelaksanaan sistem dan prosedur di tiap Departemen hingga unit – unit terkecilnya (Sub. Dept, Seksi, Sub. Seksi dst) dan tidak dapat diintervensi kecuali oleh Direktur / pimpinan perusahaan tertinggi.

Kesimpulannya, fungsi dan kewenangan Dept. QMS perlu ditetapkan terlebih dahulu di perusahaan anda sebelum membentuknya. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari tumpang tindih (overlapping) pekerjaan masing – masing jabatan. Dalam kesempatan berikutnya, saya akan coba paparkan mengenai Uraian Pekerjaan (job description) dari seorang Manager Dept. QMS dan para Staff-nya.

5 Responses to “Bagaimana Bentuk Struktur Organisasi Dept. QMS?”

  1. ridertua 15/09/2011 at 8:36 AM #

    Ditempat saya penunjukan MR(mgr.representatif) ISO dijabat oleh seorang Chief HRD , posisi MR ini secara psikologis “kalah” dengan manager… karena tim ISO kami semua terdiri dari karyawan itu sendiri, maka dampak “struktur”organisasi berpengaruh… oleh orang (mgr dengan segala “power”nya) yang tidak kompeten di ISO..bagaimana solusinya… ??
    salam

    • zalvin 11/07/2013 at 12:16 PM #

      Sebenarnya, MR seharusnya adalah jajaran Direksi / High Management karena memang dalam ISO 9001:2008 dipersyaratkan yang menjabat sebagai MR adalah ‘perwakilan manajemen’. Di beberapa manufaktur di Karawang dan Bekasi sudah ada yang menunjuk salah satu Direksinya untuk menjabat sebagai MR namun dalam pelaksanaan Internal Auditnya dipegang oleh tim MR-nya.

  2. deni 05/03/2013 at 10:11 AM #

    Belum ada artikel baru ya…

  3. afifaufari 31/08/2014 at 4:37 PM #

    saya mau bertanya apa yang harus dilakukan pertama atau jodesc yang harus dilakukan saat pertama kali dibentuk qms

    • zalvin 01/07/2015 at 10:20 AM #

      Hi Afifa.
      Pada dasarnya semua Job Description harus disusun terlebih dahulu, mulai dari posisi puncak (Top Management) hingga ke level pelaksana (Staff).

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: