Bagaimana Bentuk Struktur Organisasi Dept. QMS?

28 Sep
Merujuk kepada artikel saya sebelumnya, muncul banyak pertanyaan – pertanyaan dari rekan – rekan mengenai bagaimana bentuk struktur organisasi Departemen Quality Management System (QMS) tersebut?. Sebelum saya memberikan jawaban, perlu saya sampaikan bahwa Struktur Organisasi setiap perusahaan berbeda – beda dan semuanya selalu bergantung pada kebutuhan dan keputusan manajemen perusahaannya.

Berikut saya contohkan posisi Departemen Quality Management System (QMS) di sebuah perusahaan manufaktur :

Dapat diperhatikan bahwa posisi Departemen QMS tepat berada di bawah posisi Direktur. Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa posisi Departemen QMS berada di bawah Direktur :
1. Departemen QMS sebagai pihak “eksternal independen” yang memiliki fungsi untuk melakukan pengawasan, pelaporan, investigasi dan audit di mana seluruh rangkuman atas hasil tugas – tugas tersebut dapat langsung disampaikan kepada Direktur.

2. Kualitas dan berjalannya sistem operasional perusahaan merupakan kepentingan bersama dan Direktur selaku pimpinan dan pengambil keputusan tertinggi dalam perusahaan perlu mendapatkan informasi mendalam atas dua hal tersebut sebelum membuat suatu keputusan atau kebijakan. Dalam hal ini, Departemen QMS diposisikan sebagai unit penasihat (advisor) perusahaan.

3. Departemen QMS memiliki kewenangan penuh dalam melakukan pengawasan atas sistem dan prosedur kerja seluruh Departemen dalam perusahaan. Sebagai informasi, seorang Manager Dept. QMS atau Management Representative (MR) diperkenankan untuk melakukan investigasi, pencarian fakta atau pengawasan atas pelaksanaan sistem dan prosedur di tiap Departemen hingga unit – unit terkecilnya (Sub. Dept, Seksi, Sub. Seksi dst) dan tidak dapat diintervensi kecuali oleh Direktur / pimpinan perusahaan tertinggi.

Kesimpulannya, fungsi dan kewenangan Dept. QMS perlu ditetapkan terlebih dahulu di perusahaan anda sebelum membentuknya. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari tumpang tindih (overlapping) pekerjaan masing – masing jabatan. Dalam kesempatan berikutnya, saya akan coba paparkan mengenai Uraian Pekerjaan (job description) dari seorang Manager Dept. QMS dan para Staff-nya.

Transisi ISO 9001:2000 ke ISO 9001:2008

26 Feb
Beberapa e-mail masuk dan memberikan pertanyaan yang sama, yaitu bagaimana proses transisi ISO 9001:2000 ke ISO 9001:2008? apa saja yang harus dipersiapkan?. Pertanyaan sederhana tapi cukup membuat saya harus berhati – hati dalam menjawabnya.

Sebagaimana kita ketahui, ISO 9001:2008 telah diterbitkan pada bulan November 2008 dan ini artinya setiap organisasi yang menerapkan ISO 9001:2000 mendapatkan waktu tenggang selama satu tahun untuk berubah ke ISO 9001:2008. Perubahan – perubahan yang terjadi tidak terlalu membawa dampak pada pengelolaan Sistem Manajemen Mutu. Hal itu disebabkan oleh beberapa pasal hanya berubah maknanya saja disamping ada pula beberapa perubahan / penambahan kalimat dalam beberapa pasal.

Saya sudah mencoba untuk merangkum beberapa perubahan yang terjadi dan sudah saya kirimkan ke rekan – rekan yang bertanya melalui e-mail, saya harap dapat membantu untuk melakukan transisi dengan lancar.

Intinya, transisi tidak sesulit yang pernah saya bayangkan karena yang perlu dilakukan pertama adalah penyesuaian dengan pasal – pasal ISO 9001:2008 lalu lakukan revisi dokumen

Jika perlu dibentuk Departemen Quality Management System, apa yang harus dipertimbangkan?

11 Oct
Aneh tapi nyata, satu hari setelah posting artikel saya yang lalu terdapat empat e-mail yang masuk ke dalam mailbox saya dengan pertanyaan, yang pada intinya sama persis dengan judul artikel ini. Jika saya sarikan satu persatu pertanyaan – pertanyaan yang masuk maka ada beberapa pertanyaan utama, yaitu :

  1. Apa fungsi Departemen QMS?
  2. Idealnya, berapakah jumlah SDM yang ditempatkan di Departemen tersebut?
  3. Sebesar apakah kewenangan yang dimiliki oleh para SDM di Departemen tersebut?
  4. Apa deskripsi kerja mereka?
  5. Di manakah posisi Departemen tersebut dalam struktur organisasi perusahaan?

Continue reading

Perlukah Departemen Quality Management System?

11 Oct
Pertanyaan yang sering saya dengar ketika saya bertemu dengan teman – teman yang juga terjun di bidang Quality Management System (QMS). Harus kita akui bersama bahwa ISO 9001:2000 tidak pernah mencantumkan step by step implementation, maksudnya ISO 9001:2000 just tell us what to do but never tell us how to do it. Untuk perusahaan yang telah mengimplementasikan ISO 9001:2000 sangat membutuhkan pihak pengendali QMS di dalam lingkungannya. Tidak dijelaskan dengan terperinci siapa dan apa bentuk dari pihak pengendali QMS dalam sebuah perusahaan. Dalam ISO 9001:2000 hanya tercantum konsep P-D-C-A (Plan – Do – Check – Action) dan ada beberapa praktisi QMS lebih meyukai P-D-S-A (Plan – Do – Study – Action).

Continue reading

Menyusun Panduan Mutu (Quality Manual)

9 Oct
Setelah kita menyelesaikan penyusunan Sasaran Mutu (Quality Objectives) maka kita harus menyusun Panduan Mutu (Quality Manual). Panduan Mutu tersebut merupakan hal yang wajib dimiliki oleh perusahaan – perusahaan yang menerapkan ISO 9001:2000. Secara sederhana, Panduan Mutu adalah kumpulan dari pasal – pasal ISO 9001:2000 yang diimplementasikan oleh perusahaan yang bersangkutan.

Penyusunan Panduan Mutu hanya membutuhkan panduan ISO 9001:2000, bisa anda unduh di http://www.iso.ch, lalu disesuaikan dengan apa yang anda butuhkan dalam perusahaan anda. Misalnya, yang paling sering saya temui adalah excluding atau tidak menerapkan pasal – pasal tertentu seperti pasal mengenai desain dan validasi karena perusahaan bersangkutan hanya memfokuskan pada jasa proses saja. Hal tersebut diperbolehkan karena ISO 9001:2000 tidak pernah menuntut semua pasal – pasal diimplementasikan (kecuali pasal – pasal utama).
Continue reading

Bisnis Proses dan Kebijakan Mutu sudah tersusun, kini…Sasaran Mutu!

3 May
Saatnya untuk menetapkan Sasaran Mutu apabila Bisnis Proses dan Kebijakan Mutu telah tersusun di perusahaan/organisasi anda. Sasaran Mutu atau Quality Objective disebutkan dalam pasal 5.1(c) ISO 9001:2000 bahwa Manajemen memastikan bahwa Sasaran Mutu telah ada. Hal tersebut, bisa saja, kita artikan bahwa Manajemen memiliki tanggung jawab dan komitmen untuk menyusun Sasaran tersebut.


Faktor apa saja yang harus kita perhatikan dalam menetapkan Sasaran Mutu?. Ada satu pedoman yang sangat mudah untuk kita selalu ingat, yaitu “SMART“. (S)pesific, (M)easureable, (A)ttainable, (R)easonable dan (T)imetable.

(S)pesific ; tetapkan Sasaran Mutu dengan sangat spesifik. Misalkan pertama kali kita ingin menyoroti mengenai kualitas maka kita harus menentukan terlebih dahulu, kualitas yang mana? kualitas barang? kualitas kerja? kualitas pengiriman? kualitas proses? atau kualitas lingkungan?. Tentukan dengan sangat SPESIFIK!.

(M)easureable ; Sasaran – sasaran Mutu yang ingin ditentukan harus dapat diukur dan memiliki indikator/parameter yang jelas. Dalam ISO 9001:2000 semua hal harus terukur dan dapat dibuktikan melalui data dan lapangan. Tentukan sasaran yang mampu dibuktikan baik melalui data dan aktual!.

(A)ttainable ; sasaran – sasaran tersebut mampu dicapai oleh perusahaan/organisasi. Tidak dapat kita pungkiri bahwa terkadang dalam menentukan sebuah sasaran, kita terjebak dalam “sebuah mimpi”. Misalnya perusahaan anda selama ini memiliki persentase barang NG sebesar 90% lalu di tahun 2008 anda (manajemen) menginginkan persentase barang NG menjadi 0% dalam waktu setahun. Mari kita pikirkan bersama, apakah menurut anda sasaran tersebut logis? mencapai 0% dalam waktu setahun dengan kondisi infrastruktur/peralatan produksi yang sangat minim kehandalannya?. Apakah tidak lebih baik mencantumkan “…90% menurun menjadi 86%…”?, tiba – tiba di akhir tahun perusahaan/organisasi anda justru mampu mencapai 74% maka itu akan menjadi sebuah prestasi yang sangat luar biasa bukan?. Tentukan sasaran dengan melihat kemampuan dan kehandalan perusahaan/organisasi anda!.

(R)easonable ; tentukan sasaran mutu perusahaan anda sesuai dengan apa yang diinginkan namun harus memiliki alasan yang cukup kuat mengapa sasaran tersebut anda cantumkan. Mengapa anda mencantumkan mengenai persentase NG? Mengapa anda mencantumkan persentase output produksi?. Hanya anda yang mengetahui alasan – alasan mencantumkan sasaran – sasaran tertentu dalam sasaran mutu perusahan/organisasi. Jangan menentukan sasaran mutu tanpa memiliki alasan di belakangnya, setiap sasaran harus memiliki kejelasan mengapa hal tersebut harus dicapai!.

(T)imetable ; sasaran mutu harus dapat dicapai dalam kurun waktu tertentu. Tidak terdapat keharusan bahwa sasaran mutu harus dicapai dalam waktu 1 (satu) tahun kerja. Sasaran mutu harus tergambar dengan jelas dalam satu bentuk jadwal pencapaian / Rencana Kerja Perusahaan/Organisasi. Tidak ada standar baku tertentu mengenai seperti apa bentuknya, yang harus selalu kita ingat adalah bahwa Sasaran Mutu harus terjadwal pencapaiannya!.

Apa itu Kebijakan Mutu? dan Bagaimana Menyusunnya?

13 Apr
“Apakah terdapat perbedaan antara kebijakan perusahaan dengan kebijakan mutu?”

Ada beberapa rekan – rekan pelaku/pengusaha IKM kita yang masih bimbang perbedaan di antara keduanya. Tidak perlu berpikir terlalu rumit dan panjang, kebijakan perusahaan banyak kita artikan sebagai satu bentuk “aturan tak tertulis dan lebih sering merupakan aturan secara tiba – tiba”. Di perusahaan saya, kebijakan perusahaan selalu nomor satu di antara seluruh peraturan yang ada.


Kebijakan Mutu juga merupakan aturan namun ia tertulis dan bertujuan untuk mendukung Sasaran Mutu perusahaan. Seperti yang saya ungkapkan di awal artikel tadi, kebijakan lebih sering berbentuk “aturan tak tertulis dan lebih sering merupakan aturan secara tiba – tiba”. Kebijakan Mutu “membalik hal tersebut” menjadi sebuah aturan yang tertulis dan wajib ditaati oleh seluruh karyawan dalam satu perusahaan. Kebijakan yang sebelumnya lebih sering muncul secara lisan berdasarkan pertimbangan – pertimbangan sosial, moral, kekeluargaan dan sebagainya kini dalam Kebijakan Mutu hal tersebut “distandarkan”.

Lalu bagaimana cara menyusunnya?. Menyusun Kebijakan Mutu tidak perlu terlalu panjang sehingga lebih terkesan seperti “slogan”, usahakan singkat, tegas dan jelas. Hindari penyusunan Kebijakan Mutu yang terlalu “muluk – muluk” arahkan kepada “aturan main untuk mendukung pencapaian Sasaran Mutu”. Saya akan berikan contoh Kebijakan Mutu di perusahaan saya :

  1. Kami PT. *** bertekad untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan Inovasi terdepan, Biaya termurah, Pelayanan tercepat dan Kualitas terbaik.
  2. Kami PT. *** bertekad untuk selalu berpedoman ke standar ISO 9001:2000 dan Panduan Mutu dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu.
  3. Kami PT. *** bertekad untuk meningkatkan pengembangan dan perbaikan dalam pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu.

Contoh di atas bukan berarti bahwa bentuk sebuah Kebijakan Mutu harus seperti itu. Silahkan rekan – rekan menyusun poin – poin utama yang akan dicantumkan ke dalam Kebijakan Mutu perusahaan. Ingat, lebih baik singkat, tegas dan jelas sehingga setiap karyawan dapat memahaminya dengan mudah.