Bagaimana Bentuk Struktur Organisasi Dept. QMS?
Berikut saya contohkan posisi Departemen Quality Management System (QMS) di sebuah perusahaan manufaktur :
Dapat diperhatikan bahwa posisi Departemen QMS tepat berada di bawah posisi Direktur. Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa posisi Departemen QMS berada di bawah Direktur :
1. Departemen QMS sebagai pihak “eksternal independen” yang memiliki fungsi untuk melakukan pengawasan, pelaporan, investigasi dan audit di mana seluruh rangkuman atas hasil tugas – tugas tersebut dapat langsung disampaikan kepada Direktur.
2. Kualitas dan berjalannya sistem operasional perusahaan merupakan kepentingan bersama dan Direktur selaku pimpinan dan pengambil keputusan tertinggi dalam perusahaan perlu mendapatkan informasi mendalam atas dua hal tersebut sebelum membuat suatu keputusan atau kebijakan. Dalam hal ini, Departemen QMS diposisikan sebagai unit penasihat (advisor) perusahaan.
3. Departemen QMS memiliki kewenangan penuh dalam melakukan pengawasan atas sistem dan prosedur kerja seluruh Departemen dalam perusahaan. Sebagai informasi, seorang Manager Dept. QMS atau Management Representative (MR) diperkenankan untuk melakukan investigasi, pencarian fakta atau pengawasan atas pelaksanaan sistem dan prosedur di tiap Departemen hingga unit – unit terkecilnya (Sub. Dept, Seksi, Sub. Seksi dst) dan tidak dapat diintervensi kecuali oleh Direktur / pimpinan perusahaan tertinggi.
Kesimpulannya, fungsi dan kewenangan Dept. QMS perlu ditetapkan terlebih dahulu di perusahaan anda sebelum membentuknya. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari tumpang tindih (overlapping) pekerjaan masing – masing jabatan. Dalam kesempatan berikutnya, saya akan coba paparkan mengenai Uraian Pekerjaan (job description) dari seorang Manager Dept. QMS dan para Staff-nya.
