Transisi ISO 9001:2000 ke ISO 9001:2008

Beberapa e-mail masuk dan memberikan pertanyaan yang sama, yaitu bagaimana proses transisi ISO 9001:2000 ke ISO 9001:2008? apa saja yang harus dipersiapkan?. Pertanyaan sederhana tapi cukup membuat saya harus berhati – hati dalam menjawabnya.

Sebagaimana kita ketahui, ISO 9001:2008 telah diterbitkan pada bulan November 2008 dan ini artinya setiap organisasi yang menerapkan ISO 9001:2000 mendapatkan waktu tenggang selama satu tahun untuk berubah ke ISO 9001:2008. Perubahan – perubahan yang terjadi tidak terlalu membawa dampak pada pengelolaan Sistem Manajemen Mutu. Hal itu disebabkan oleh beberapa pasal hanya berubah maknanya saja disamping ada pula beberapa perubahan / penambahan kalimat dalam beberapa pasal.

Saya sudah mencoba untuk merangkum beberapa perubahan yang terjadi dan sudah saya kirimkan ke rekan – rekan yang bertanya melalui e-mail, saya harap dapat membantu untuk melakukan transisi dengan lancar.

Intinya, transisi tidak sesulit yang pernah saya bayangkan karena yang perlu dilakukan pertama adalah penyesuaian dengan pasal – pasal ISO 9001:2008 lalu lakukan revisi dokumen

Jika perlu dibentuk Departemen Quality Management System, apa yang harus dipertimbangkan?

Aneh tapi nyata, satu hari setelah posting artikel saya yang lalu terdapat empat e-mail yang masuk ke dalam mailbox saya dengan pertanyaan, yang pada intinya sama persis dengan judul artikel ini. Jika saya sarikan satu persatu pertanyaan – pertanyaan yang masuk maka ada beberapa pertanyaan utama, yaitu :

1. Apa fungsi Departemen QMS?
2. Idealnya, berapakah jumlah SDM yang ditempatkan di Departemen tersebut?
3. Sebesar apakah kewenangan yang dimiliki oleh para SDM di Departemen tersebut?
4. Apa deskripsi kerja mereka?
5. Di manakah posisi Departemen tersebut dalam struktur organisasi perusahaan?

Perlukah Departemen Quality Management System?

Pertanyaan yang sering saya dengar ketika saya bertemu dengan teman – teman yang juga terjun di bidang Quality Management System (QMS). Harus kita akui bersama bahwa ISO 9001:2000 tidak pernah mencantumkan step by step implementation, maksudnya ISO 9001:2000 just tell us what to do but never tell us how to do it. Untuk perusahaan yang telah mengimplementasikan ISO 9001:2000 sangat membutuhkan pihak pengendali QMS di dalam lingkungannya. Tidak dijelaskan dengan terperinci siapa dan apa bentuk dari pihak pengendali QMS dalam sebuah perusahaan. Dalam ISO 9001:2000 hanya tercantum konsep P-D-C-A (Plan – Do – Check – Action) dan ada beberapa praktisi QMS lebih meyukai P-D-S-A (Plan – Do – Study – Action).

Menyusun Panduan Mutu (Quality Manual)

Setelah kita menyelesaikan penyusunan Sasaran Mutu (Quality Objectives) maka kita harus menyusun Panduan Mutu (Quality Manual). Panduan Mutu tersebut merupakan hal yang wajib dimiliki oleh perusahaan – perusahaan yang menerapkan ISO 9001:2000. Secara sederhana, Panduan Mutu adalah kumpulan dari pasal – pasal ISO 9001:2000 yang diimplementasikan oleh perusahaan yang bersangkutan.

Penyusunan Panduan Mutu hanya membutuhkan panduan ISO 9001:2000, bisa anda unduh di www.iso.ch, lalu disesuaikan dengan apa yang anda butuhkan dalam perusahaan anda. Misalnya, yang paling sering saya temui adalah excluding atau tidak menerapkan pasal – pasal tertentu seperti pasal mengenai desain dan validasi karena perusahaan bersangkutan hanya memfokuskan pada jasa proses saja. Hal tersebut diperbolehkan karena ISO 9001:2000 tidak pernah menuntut semua pasal – pasal diimplementasikan (kecuali pasal – pasal utama).

Bisnis Proses dan Kebijakan Mutu sudah tersusun, kini…Sasaran Mutu!

Saatnya untuk menetapkan Sasaran Mutu apabila Bisnis Proses dan Kebijakan Mutu telah tersusun di perusahaan/organisasi anda. Sasaran Mutu atau Quality Objective disebutkan dalam pasal 5.1(c) ISO 9001:2000 bahwa Manajemen memastikan bahwa Sasaran Mutu telah ada. Hal tersebut, bisa saja, kita artikan bahwa Manajemen memiliki tanggung jawab dan komitmen untuk menyusun Sasaran tersebut.

---

Faktor apa saja yang harus kita perhatikan dalam menetapkan Sasaran Mutu?. Ada satu pedoman yang sangat mudah untuk kita selalu ingat, yaitu “SMART“. (S)pesific, (M)easureable, (A)ttainable, (R)easonable dan (T)imetable.

(S)pesific ; tetapkan Sasaran Mutu dengan sangat spesifik. Misalkan pertama kali kita ingin menyoroti mengenai kualitas maka kita harus menentukan terlebih dahulu, kualitas yang mana? kualitas barang? kualitas kerja? kualitas pengiriman? kualitas proses? atau kualitas lingkungan?. Tentukan dengan sangat SPESIFIK!.

(M)easureable ; Sasaran – sasaran Mutu yang ingin ditentukan harus dapat diukur dan memiliki indikator/parameter yang jelas. Dalam ISO 9001:2000 semua hal harus terukur dan dapat dibuktikan melalui data dan lapangan. Tentukan sasaran yang mampu dibuktikan baik melalui data dan aktual!.

(A)ttainable ; sasaran – sasaran tersebut mampu dicapai oleh perusahaan/organisasi. Tidak dapat kita pungkiri bahwa terkadang dalam menentukan sebuah sasaran, kita terjebak dalam “sebuah mimpi”. Misalnya perusahaan anda selama ini memiliki persentase barang NG sebesar 90% lalu di tahun 2008 anda (manajemen) menginginkan persentase barang NG menjadi 0% dalam waktu setahun. Mari kita pikirkan bersama, apakah menurut anda sasaran tersebut logis? mencapai 0% dalam waktu setahun dengan kondisi infrastruktur/peralatan produksi yang sangat minim kehandalannya?. Apakah tidak lebih baik mencantumkan “…90% menurun menjadi 86%…”?, tiba – tiba di akhir tahun perusahaan/organisasi anda justru mampu mencapai 74% maka itu akan menjadi sebuah prestasi yang sangat luar biasa bukan?. Tentukan sasaran dengan melihat kemampuan dan kehandalan perusahaan/organisasi anda!.

(R)easonable ; tentukan sasaran mutu perusahaan anda sesuai dengan apa yang diinginkan namun harus memiliki alasan yang cukup kuat mengapa sasaran tersebut anda cantumkan. Mengapa anda mencantumkan mengenai persentase NG? Mengapa anda mencantumkan persentase output produksi?. Hanya anda yang mengetahui alasan – alasan mencantumkan sasaran – sasaran tertentu dalam sasaran mutu perusahan/organisasi. Jangan menentukan sasaran mutu tanpa memiliki alasan di belakangnya, setiap sasaran harus memiliki kejelasan mengapa hal tersebut harus dicapai!.

(T)imetable ; sasaran mutu harus dapat dicapai dalam kurun waktu tertentu. Tidak terdapat keharusan bahwa sasaran mutu harus dicapai dalam waktu 1 (satu) tahun kerja. Sasaran mutu harus tergambar dengan jelas dalam satu bentuk jadwal pencapaian / Rencana Kerja Perusahaan/Organisasi. Tidak ada standar baku tertentu mengenai seperti apa bentuknya, yang harus selalu kita ingat adalah bahwa Sasaran Mutu harus terjadwal pencapaiannya!.

Apa itu Kebijakan Mutu? dan Bagaimana Menyusunnya?

“Apakah terdapat perbedaan antara kebijakan perusahaan dengan kebijakan mutu?”

Ada beberapa rekan – rekan pelaku/pengusaha IKM kita yang masih bimbang perbedaan di antara keduanya. Tidak perlu berpikir terlalu rumit dan panjang, kebijakan perusahaan banyak kita artikan sebagai satu bentuk “aturan tak tertulis dan lebih sering merupakan aturan secara tiba – tiba”. Di perusahaan saya, kebijakan perusahaan selalu nomor satu di antara seluruh peraturan yang ada.

---

Kebijakan Mutu juga merupakan aturan namun ia tertulis dan bertujuan untuk mendukung Sasaran Mutu perusahaan. Seperti yang saya ungkapkan di awal artikel tadi, kebijakan lebih sering berbentuk “aturan tak tertulis dan lebih sering merupakan aturan secara tiba – tiba”. Kebijakan Mutu “membalik hal tersebut” menjadi sebuah aturan yang tertulis dan wajib ditaati oleh seluruh karyawan dalam satu perusahaan. Kebijakan yang sebelumnya lebih sering muncul secara lisan berdasarkan pertimbangan – pertimbangan sosial, moral, kekeluargaan dan sebagainya kini dalam Kebijakan Mutu hal tersebut “distandarkan”.

Lalu bagaimana cara menyusunnya?. Menyusun Kebijakan Mutu tidak perlu terlalu panjang sehingga lebih terkesan seperti “slogan”, usahakan singkat, tegas dan jelas. Hindari penyusunan Kebijakan Mutu yang terlalu “muluk – muluk” arahkan kepada “aturan main untuk mendukung pencapaian Sasaran Mutu”. Saya akan berikan contoh Kebijakan Mutu di perusahaan saya :

1. Kami PT. *** bertekad untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan Inovasi terdepan, Biaya termurah, Pelayanan tercepat dan Kualitas terbaik.
2. Kami PT. *** bertekad untuk selalu berpedoman ke standar ISO 9001:2000 dan Panduan Mutu dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu.
3. Kami PT. *** bertekad untuk meningkatkan pengembangan dan perbaikan dalam pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu.

Contoh di atas bukan berarti bahwa bentuk sebuah Kebijakan Mutu harus seperti itu. Silahkan rekan – rekan menyusun poin – poin utama yang akan dicantumkan ke dalam Kebijakan Mutu perusahaan. Ingat, lebih baik singkat, tegas dan jelas sehingga setiap karyawan dapat memahaminya dengan mudah.

Setelah Bisnis Proses, lalu apa?

“Saya telah menyusun Bisnis Proses dan telah mendapatkan pengesahan dari top management / direktur, lalu apa tindakan selanjutnya?”

Salah satu syarat utama implementasi ISO 9001:2000 adalah penyusunan alur proses / bisnis proses di perusahaan anda. Banyak kalangan pelaku Industri Kecil Menengah (IKM) bertanya mengenai tindakan selanjutnya. Jika ingin memenuhi persyaratan secara berurutan maka harus dipersiapkan :

1. Kebijakan Mutu.
2. Sasaran Mutu.
3. Panduan Mutu.
4. Prosedur Kerja.
5. Instruksi Kerja.
6. Form / Dokumen – dokumen Kerja.
7. Dokumen – dokumen Eksternal (yang tercatat dan terkontrol).

---

Kebijakan Mutu disusun dan ditetapkan oleh top management (tingkat Direktur atau Pemilik). Kebijakan Mutu ini merupakan arahan dan acuan awal atas Sistem Manajemen Mutu yang akan kita implementasikan di perusahaan kita. Berdasarkan pasal 5 ayat 3 dalam Panduan ISO 9001:2000, Kebijakan Mutu berisikan hal – hal sebagai berikut :

• Maksud dan tujuan yang sebenarnya dari berdirinya perusahaan / organisasi.
• Terdapat komitmen untuk mentaati persyaratan – persyaratan dan terus melakukan pengembangan demi efektifitas Sistem Manajemen Mutu di perusahaan / organisasi.
• Terdapat kerangka untuk mencapai dan meninjau Sasaran Mutu (Sasaran – saran yang ingin dicapai) oleh organisasi / perusahaan.

Dua hal penting lainnya adalah bahwa Kebijakan Mutu tersebut harus disosialisasikan ke seluruh pekerja dalam organisasi / perusahaan dan Kebijakan ini harus ditinjau agar tetap selaras dengan visi dan misi organisasi / perusahaan.

Agar tidak terlalu pusing memikirkan isi dari Kebijakan Mutu, saya memiliki satu contoh Kebijakan Mutu pada IKM pembuat sub part otomotif roda dua. Berikut adalah isi Kebijakan Mutu mereka :

KEBIJAKAN MUTU

1. Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan inovasi, pelayanan tercepat dan kualitas terbaik.
2. Berpedoman pada Panduan Mutu perusahaan dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu di perusahaan.
3. Berkomitmen melakukan peningkatan terus menerus dan konsisten dalam pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu di perusahaan.
4. Meningkatkan produktifitas kerja dan produktifitas manufaktur demi peningkatan kepuasan pelanggan dan pasar.

Untuk bentuk Kebijakan Mutu tidak ada yang standar, ISO 9001:2000 hanya menuntut bahwa organisasi / perusahaan harus memiliki Kebijakan Mutu. Setelah Kebijakan Mutu maka Sasaran Mutu perlu disusun, anda dapat membacanya pada artikel berikutnya.

Bagaimana Menyusun Bisnis Proses secara sederhana?

Bisnis proses adalah hal pertama yang harus disusun sebagai salah satu syarat implementasi ISO 9001:2000 di sebuah perusahaan. Muncul pertanyaan sederhana atas penyusunan Bisnis Proses ini, yaitu “Siapakah yang menyusun dan menentukan bisnis proses tersebut?”.

---

Dalam panduan ISO 9001:2000 telah diatur hal – hal apa saja yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan ISO 9001:2000 pada suatu perusahaan. Pada pasal 4.1, mengenai persyaratan umum, disebutkan bahwa :

• Perusahaan/organisasi harus mengidentifikasi proses – proses yang diperlukan dalam sistem pengelolaan mutu.
• Perusahaan/organisasi harus menentukan interaksi dan rangkaian kerja yang berkaitan dengan proses – proses dalam perusahaan.
• Perusahaan/organisasi harus menentukan kriteria dan metode – metode yang diperlukan sehingga dapat dipastikan setiap proses operasional dan pengawasan berjalan efektif.
• Perusahaan/organisasi harus memastikan bahwa telah tersedia sumber daya dan informasi yang cukup serta dapat mendukung proses operasional dan pengawasan dalam bisnis.
• Perusahaan/organisasi bertanggungjawab untuk melakukan pemantauan, pengukuran dan analisa atas poin – poin di atas.
• Perusahaan/organisasi melakukan tindakan yang diperlukan untuk mencapai sasaran dan melakukan perbaikan/pengembangan secara berkelanjutan atas proses – proses yang berlangsung.

Bisnis proses tidak sesulit seperti yang kita perkirakan. Jika anda memiliki perusahaan maka sudah pasti ada proses di dalamnya. Semua berawal dari pelanggan yang memberikan order berdasarkan spesifikasi – spesifikasi tertentu lalu pihak pemasaran, perusahaan anda, melakukan peninjauan kontrak dan menindaklanjuti permintaan pelanggan ke pihak engineering (rekayasa) untuk menganalisa proses. Setelah pihak engineering menyatakan bahwa perusahaan anda sanggup memproses sesuai spesifikasi pelanggan maka pihak pemasaran akan menyusun penawaran harga kepada pelanggan.Apabila pihak pemasaran sudah mendapatkan persetujuan dari pelanggan atas harga yang ditawarkan, maka pihak purchasing (pembelian) anda akan melalukan pencarian bahan baku. Setelah bahan baku didapat, maka pihak perencanaan produksi (product support) akan memberikan prakiraan produksi (forecast production) untuk memproses permintaan pelanggan tersebut dan seterusnya.Seperti itulah bisnis proses yang sederhana.Setelah anda mendapatkan gambaran dalam pikiran anda mengenai bisnis proses tersebut, anda dapat langsung membuat semacam alur proses persis dengan apa yang anda pikirkan sebelumnya. Contoh : Pelanggan –> Pemasaran –> Engineering –>Pemasaran –> Pelanggan OK? –> Purchasing –> Product Support –> Produksi –>Quality Inspection –> OK? –> Gudang –> Delivery.Sangat sederhana dan semoga saja dapat membantu menyusun bisnis proses.

Bagaimana mempersiapkan ISO 9001:2000?

“Apa saja yang harus dipersiapkan bila saya ingin mengimplementasikan ISO 9001:2000 di perusahaan saya?, apakah butuh investasi dana yang besar?”Pertanyaan sederhana yang bisa saja menjadi dasar dari pelaksanaan ISO 9001:2000. Jawaban dari pertanyaan di atas sangat sederhana, tidak sesulit perkiraan kebanyakan orang. Dalam ISO 9001:2000 ada beberapa hal utama yang wajib dimiliki oleh perusahaan, yaitu :

1. Proses Bisnis dan Diagram Interaksi antar Departemen.
2. Kebijakan Mutu (Quality Policy).
3. Sasaran Mutu (Quality Objectives).
4. Panduan Mutu (Quality Manual).
5. Prosedur.
6. Instruksi Kerja.
7. Form / Dokumen Kerja.
8. Dokumen – dokumen Eksternal.

---

Delapan hal utama tersebut di atas harus dirumuskan terlebih dahulu sebelum melangkah ke tahapan berikutnya, yaitu tahapan implementasi ISO 9001:2000. Kedelapan hal tersebut di atas harus terdokumentasi dan terkontrol dengan baik. Beberapa perusahaan, khususnya Industri Kecil Menengah (IKM), memiliki aturan main tersendiri namun belum terdokumentasi dengan baik. Pada beberapa IKM, aturan main yang berlaku masih berupa aturan lisan atau kebiasaan bekerja sehingga, dapat dikatakan, mereka belum memiliki satu acuan pasti atas suatu proses bekerja.Para pengusaha IKM yang berawal dari usaha skala kecil, yang biasanya berawal dari 5 – 10 karyawan lalu berkembang hingga puluhan bahkan ratusan atau bahkan ribuan, terkadang lupa bahwa usaha yang mereka rintis telah menjadi besar. Ketika suatu IKM berkembang dengan pesat maka hal ini merupakan satu sinyal bahwa harus ada aturan main yang baku dan harus disepakati oleh setiap karyawan. Jika terdahulu masih terdiri atas 5 – 10 orang, cakupan pemantauan pekerjaan masih dengan mudah dilakukan oleh seorang pemilik/perintis tetapi ketika sudah mencapai ratusan proses pemantauan akan sulit terutama bila belum memiliki acuan baku yang telah disebutkan tadi.Delapan hal utama, yang telah dipaparkan sebelumnya, merupakan alat bantu bagi pengusaha untuk tetap mempertahankan pola bekerja secara konsisten dan dapat memberikan kesempatan untuk terus melakukan koreksi (perbaikan) serta pengembangan yang berkesinambungan.

Salah Kaprah Tentang ISO 9001:2000

“Apakah produk saya ini bisa mendapatkan standar ISO apabila saya mengaplikasikan ISO 9001:2000?” Pertanyaan seperti itu sangat sering saya dengar pada saat saya mengikuti pelatihan, workshop atau seminar kecil yang diikuti oleh para pengusaha / pelaku usaha Industri Kecil Menengah (IKM) di manapun. ISO 9001:2000 bukan merupakan standar bagi suatu produk, tetapi suatu standar atas pengelolaan mutu dalam suatu perusahaan. Pertanyaan yang tertulis pada awal tadi sebenarnya dapat memberikan sedikit gambaran bahwa ISO 9001:2000 belum tersosialisasi dengan sempurna di dunia IKM Indonesia.

---

ISO 9001:2000 secara signifikan memang dapat memberikan pengaruh atas suatu produk yang dihasilkan tetapi bukan hal tersebut yang menjadi sasaran utamanya. ISO 9001:2000 menekankan pada pengelolaan sistem / alur pengelolaan mutu dalam perusahaan sehingga memberikan pengaruh yang signifikan atas produk hasil. Informasi lebih banyak dapat dilihat pada www.iso.ch yang merupakan situs resmi ISO (International Standard Organization). ISO 9001:2000 berfokus pada kepuasan pelanggan dan rapat internal tinjauan manajemen sehingga ISO 9001:2000 menuntut para pelaku / pengusaha untuk terus melakukan tindakan perbaikan, pencegahan dan pengembangan secara terus – menerus (continual improvement). ISO 9001:2000 akan lebih banyak memfokuskan diri pada konsistensi atas aturan – aturan yang ada di dalam sebuah perusahaan. Aturan – aturan tersebut berbentuk prosedur, instruksi kerja, kebijakan dan rancangan kegiatan per tahun per departemen.Konsistensi atas ditaatinya aturan – aturan tersebut di atas, oleh setiap karyawan, dalam sebuah perusahaan merupakan “ruh” dari ISO 9001:2000. Misalnya dalam sebuah perusahaan memiliki prosedur proses produksi yang sangat sempurna sehingga apabila kita cermati pada buku panduan prosedurnya maka kemungkinan untuk memproduksi barang N/G (Not Good), NC (Non Conformity) atau Reject tidak mungkin (0%). Apabila prosedur tersebut ditaati persis sempurna oleh setiap karyawan yang bekerja maka hasil produknya pun akan sempurna. Contoh tersebut dapat memberikan satu ilustrasi sederhana mengapa ISO 9001:2000 juga memberikan pengaruh baik atas suatu produk yang dihasilkan.Penjelasan singkat yang telah dipaparkan, menurut saya, sudah dapat (sedikit) memberikan jawaban atas pertanyaan – pertanyaan yang sering muncul dalam setiap acara – acara tertentu, khususnya mengenai ISO 9001:2000.