Bagaimana Bentuk Struktur Organisasi Dept. QMS?

Merujuk kepada artikel saya sebelumnya, muncul banyak pertanyaan – pertanyaan dari rekan – rekan mengenai bagaimana bentuk struktur organisasi Departemen Quality Management System (QMS) tersebut?. Sebelum saya memberikan jawaban, perlu saya sampaikan bahwa Struktur Organisasi setiap perusahaan berbeda – beda dan semuanya selalu bergantung pada kebutuhan dan keputusan manajemen perusahaannya.

Berikut saya contohkan posisi Departemen Quality Management System (QMS) di sebuah perusahaan manufaktur :

Dapat diperhatikan bahwa posisi Departemen QMS tepat berada di bawah posisi Direktur. Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa posisi Departemen QMS berada di bawah Direktur :
1. Departemen QMS sebagai pihak “eksternal independen” yang memiliki fungsi untuk melakukan pengawasan, pelaporan, investigasi dan audit di mana seluruh rangkuman atas hasil tugas – tugas tersebut dapat langsung disampaikan kepada Direktur.

2. Kualitas dan berjalannya sistem operasional perusahaan merupakan kepentingan bersama dan Direktur selaku pimpinan dan pengambil keputusan tertinggi dalam perusahaan perlu mendapatkan informasi mendalam atas dua hal tersebut sebelum membuat suatu keputusan atau kebijakan. Dalam hal ini, Departemen QMS diposisikan sebagai unit penasihat (advisor) perusahaan.

3. Departemen QMS memiliki kewenangan penuh dalam melakukan pengawasan atas sistem dan prosedur kerja seluruh Departemen dalam perusahaan. Sebagai informasi, seorang Manager Dept. QMS atau Management Representative (MR) diperkenankan untuk melakukan investigasi, pencarian fakta atau pengawasan atas pelaksanaan sistem dan prosedur di tiap Departemen hingga unit – unit terkecilnya (Sub. Dept, Seksi, Sub. Seksi dst) dan tidak dapat diintervensi kecuali oleh Direktur / pimpinan perusahaan tertinggi.

Kesimpulannya, fungsi dan kewenangan Dept. QMS perlu ditetapkan terlebih dahulu di perusahaan anda sebelum membentuknya. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari tumpang tindih (overlapping) pekerjaan masing – masing jabatan. Dalam kesempatan berikutnya, saya akan coba paparkan mengenai Uraian Pekerjaan (job description) dari seorang Manager Dept. QMS dan para Staff-nya.

Transisi ISO 9001:2000 ke ISO 9001:2008

Beberapa e-mail masuk dan memberikan pertanyaan yang sama, yaitu bagaimana proses transisi ISO 9001:2000 ke ISO 9001:2008? apa saja yang harus dipersiapkan?. Pertanyaan sederhana tapi cukup membuat saya harus berhati – hati dalam menjawabnya.

Sebagaimana kita ketahui, ISO 9001:2008 telah diterbitkan pada bulan November 2008 dan ini artinya setiap organisasi yang menerapkan ISO 9001:2000 mendapatkan waktu tenggang selama satu tahun untuk berubah ke ISO 9001:2008. Perubahan – perubahan yang terjadi tidak terlalu membawa dampak pada pengelolaan Sistem Manajemen Mutu. Hal itu disebabkan oleh beberapa pasal hanya berubah maknanya saja disamping ada pula beberapa perubahan / penambahan kalimat dalam beberapa pasal.

Saya sudah mencoba untuk merangkum beberapa perubahan yang terjadi dan sudah saya kirimkan ke rekan – rekan yang bertanya melalui e-mail, saya harap dapat membantu untuk melakukan transisi dengan lancar.

Intinya, transisi tidak sesulit yang pernah saya bayangkan karena yang perlu dilakukan pertama adalah penyesuaian dengan pasal – pasal ISO 9001:2008 lalu lakukan revisi dokumen

Jika perlu dibentuk Departemen Quality Management System, apa yang harus dipertimbangkan?

Aneh tapi nyata, satu hari setelah posting artikel saya yang lalu terdapat empat e-mail yang masuk ke dalam mailbox saya dengan pertanyaan, yang pada intinya sama persis dengan judul artikel ini. Jika saya sarikan satu persatu pertanyaan – pertanyaan yang masuk maka ada beberapa pertanyaan utama, yaitu :

1. Apa fungsi Departemen QMS?
2. Idealnya, berapakah jumlah SDM yang ditempatkan di Departemen tersebut?
3. Sebesar apakah kewenangan yang dimiliki oleh para SDM di Departemen tersebut?
4. Apa deskripsi kerja mereka?
5. Di manakah posisi Departemen tersebut dalam struktur organisasi perusahaan?